Setiausaha kah?

SUATU ketika dulu kerjaya sebagai setiausaha antara yang 'terhangat' di pasaran kerja terutama di kalangan anak-anak gadis yang berasakan diri mereka mempunyai penampilan menarik.
Malah oleh kerana terlalu obses dengan anggapan bahawa setiausaha mesti cantik dan menawan, sesetengahnya menjadikan kerjaya tersebut sebagai batu loncatan untuk meraih gaya hidup yang lebih glamor.
Kecantikan tersebut turut dijadikan senjata untuk 'memancing' bos sehingga timbul gelaran-gelaran kurang enak seperti setiausaha sebagai 'buah hati bos', 'wanita simpanan bos', 'tukang bancuh kopi bos' dan sebagainya.
Imej wanita penggoda, 'gedik' dan persekitaran yang diselubungi skandal menjadi stigma yang terus melekat untuk sekian lama sehingga mengelirukan fungsi sebenar kerjaya tersebut.
Bagaimanapun, semua itu tinggal 'mitos' kerana bidang kesetiausahaan kini dilihat jauh lebih profesional dan sama penting dengan kerjaya lain.
Tugas setiausaha juga bukanlah semudah yang disangka. Selain menjadi pembantu peribadi bos atau ketua jabatan, golongan itu turut berfungsi penting dalam mengurus dan melancarkan urusan syarikat.
Dalam pada itu, Kaunselor dan Ketua Jabatan Pembangunan dan Kemajuan Institut Generasi, Suhaila Osman berkata, setiausaha kini telah dilihat sebagai kerjaya profesional sebagaimana kerjaya-kerjaya lain.
Kehadiran setiausaha bukan setakat berfungsi sebagai penerima arahan ketua atau majikan semata-mata, sebaliknya mereka juga bertindak sebagai pembantu peribadi selain berperanan penting dalam mengurus dan melancarkan urusan syarikat.
"Perubahan yang berlaku itu membuatkan bidang kesetiausahaan mendapat permintaan yang tinggi dan menggalakkan.
"Lebih membanggakan, bidang ini juga telah menjadi pilihan nombor satu kepada pelajar-pelajar mahupun ibu bapa," katanya .
Sebab itu, setiausaha juga perlu mempunyai pengetahuan setanding majikan agar pandangan dan pendapat mereka boleh diterima pakai dalam usaha memajukan syarikat secara keseluruhan.
Lebih mencabar, setiausaha bukan sahaja memerlukan ilmu pengetahuan yang tinggi, tetapi juga pelbagai kemahiran dalam memastikan mereka dapat melaksanakan tanggungjawab dengan lebih efektif.
Malah, segala kemahiran yang berjaya dikuasai itu apatah lagi kemahiran baru hakikatnya mampu menjadi senjata bagi menghadapi cabaran dalam menyempurnakan arahan ketua.
"Setiausaha bukan sahaja individu yang berdedikasi, bijak dan berkemahiran tetapi juga mempunyai kebolehan serta kredibiliti menguruskan apa sahaja termasuk kewangan, pentadbiran dan urusan dengan pelanggan.
"Lagi satu yang perlu ada dalam diri mereka adalah sifat amanah dalam menjalankan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka," ujarnya.
Bagaimanapun jelas Suhaila, sebenarnya bukan mudah untuk seseorang itu menggalas tugas sebagai setiausaha.
Selain memikul tanggungjawab sebagai pekerja yang diibaratkan 'tangan kanan' kepada ketuanya, setiausaha juga perlu mempunyai emosi dan semangat yang kuat untuk berhadapan dengan tekanan terutama daripada bos mereka sendiri.
Justeru, mana-mana individu khususnya wanita yang menyimpan hasrat untuk menjadi setiausaha perlu memperlengkapkan diri mereka dengan semua keperluan tersebut sebelum memasuki bidang kesetiausahaan.
Apa yang ditekankan, seorang setiausaha bukan sahaja dilihat cantik daripada wajah yang cantik, tetapi turut mempunyai potensi-potensi lain seperti rajin dan teliti menguruskan pejabat, mahir dalam menyediakan dokumen pejabat, mempunyai kecekapan menaip serta pengambilan nota yang pantas dan padat.
"Selain itu, seorang setiausaha juga perlu mahir menguruskan agenda, minit dan draf mesyuarat, pandai bersolek mengikut kesesuaian majlis serta mahir dalam menggunakan aplikasi-aplikasi penting yang diperlukan bagi menjalankan tugas harian mereka.
"Sebagai setiausaha, mereka perlu memahami konteks protokol dalam pengurusan diri kerana inilah yang akan menunjukkan prestasi serta kepimpinan individu yang bergelar setiausaha," kata Suhaila.